I dipendenti stanno gradualmente tornando sul posto di lavoro, con il conseguente ritorno delle riunioni in persona. Detto questo, il 62% di tutte le riunioni si svolge oggi nelle sale dedicate, e circa la metà di esse coinvolge partecipanti da remoto. L'aumento del lavoro ibrido ha portato a nuove sfide in termini di inclusività e di comprensione della tecnologia delle sale riunioni.

Sono alcune evidenze dell'edizione 2023 dell’Hybrid Ways of Working Global Report di Jabra, condotto tra 1.845 professionisti in sei mercati chiave in tutto il mondo per scoprire lo stato delle riunioni nel lavoro ibrido e le maggiori barriere e opportunità per i dipendenti e le aziende. Poiché il lavoro ibrido continua a influenzare le abitudini e i comportamenti dei dipendenti, i leader devono ripensare i loro modelli di lavoro complessivi per garantire una collaborazione efficace.

Colmare il divario generazionale nelle riunioni ibride

Attualmente viviamo in un'epoca di forza lavoro multigenerazionale con esperienze di vita e prospettive molto diverse. Se da un lato la tecnologia e l'autonomia possono contribuire notevolmente a rendere le riunioni inclusive, produttive e creative, dall'altro ci sono altre dinamiche da tenere d'occhio che possono far sentire le persone escluse.

Secondo la ricerca di Jabra, alla domanda su quanto spesso si sentano esclusi dalla conversazione nelle riunioni online, gli appartenenti alla Gen Z e i Millennial avevano una probabilità da due a tre volte superiore rispetto a quelli della Gen X e ai Boomers.

La Gen Z e i Millennial rappresentano i "nativi digitali", ma le due categorie inglobano anche i dipendenti più giovani e con meno esperienza, il che significa che potrebbero non avere la disinvoltura necessaria per parlare durante le riunioni. I leader devono tenere conto di queste dinamiche intergenerazionali e utilizzare efficacemente la tecnologia per creare una cultura delle riunioni ibrida e più inclusiva. In questo modo, ogni dipendente ha la sicurezza di condividere idee nuove e di partecipare attivamente alle discussioni nel modo a lui più congeniale.L'uso dei video nelle riunioni può avere un impatto positivo sulla carriera

Le telecamere devono essere accese o spente nel corso di una riunione online? Quando si tratta di presentarsi come professionisti negli ambienti online, il verdetto dei dipendenti è chiaro: l'uso dei video ha un impatto positivo e potenziante sulla carriera.

La ricerca di Jabra ha rilevato che il 46% dei dipendenti ritiene che l'uso del video influisca sulla percezione dei colleghi durante le riunioni. I dipendenti concordano sul fatto che i colleghi che utilizzano i video sembrano più competenti, più impegnati e più affidabili durante le riunioni rispetto a quelli che non li utilizzano. Tuttavia, analogamente al modo in cui gli appartenenti alla Gen Z e i Millennial si sentono esclusi dalle riunioni online, la ricerca ha rilevato anche che essi si sentono obbligati a tenere la videocamera accesa.

Quando i dipendenti non possono partecipare a una riunione nel modo a loro più congeniale, da remoto o di persona, i datori di lavoro corrono il rischio di esacerbare i problemi esistenti all'interno dei loro team, come le disuguaglianze o le dinamiche sociali negative. Pertanto, prima di creare politiche di utilizzo obbligatorio dei video, bisogna essere consapevoli delle sfide che tali politiche possono creare.

L'accessibilità e la formazione possono guidare l'adozione della tecnologia per le sale riunioni

All'inizio della pandemia, i dipendenti di tutto il mondo sono stati costretti ad adattarsi da un giorno all'altro a riunioni completamente da remoto. Anche se oggi i dipendenti tendono a rientrare sempre più spesso in ufficio, c'è sempre almeno una persona che si unisce da una postazione remota.

Secondo la ricerca, non è stato fatto abbastanza per aiutare chi torna in ufficio a familiarizzare con la tecnologia delle sale riunioni. Infatti, il 31% dei dipendenti dichiara di esitare a partecipare ai meeting in una sala riunioni perché non si sente a proprio agio con la tecnologia rispetto all'utilizzo del proprio computer portatile.

Mentre le aziende di tutto il mondo continuano ad aggiornare le sale riunioni dei loro uffici, è essenziale fornire una formazione completa assicurandosi che i dipendenti siano in grado di utilizzare la tecnologia messa a disposizione in modo da favorire una transizione senza soluzione di continuità verso l'ambiente di lavoro ibrido.

Holger Reisinger, SVP di Jabra, ha dichiarato: "Come tutti sappiamo, il lavoro ibrido è ormai la norma per milioni di lavoratori in tutto il mondo, e porta con sé nuove sfide al modo in cui collaboriamo. Se da un lato i dipendenti parlano dei benefici del lavoro flessibile in termini di benessere, dall'altro molti datori di lavoro hanno avuto difficoltà a guidare team ampiamente distribuiti. In futuro, è essenziale che i leader diano ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno e permettano loro di partecipare alle riunioni da dove meglio credono. Questo infonderà fiducia, darà potere decisionale e permetterà alle idee migliori di emergere".