Come implementare una gestione documentale efficace? A dare una risposta è Giuliano Marone, fondatore e AD di Archiva Group - un team di nove aziende presenti in 4 paesi europei, nato dalla 30ennale esperienza in ambito di digitalizzazione e conservazione digitale a norma di Archiva Srl.

"Alla base dei processi aziendali vi è il document management. Quanto più il business di un’azienda è complesso tanto più una gestione documentale evoluta può semplificare le attività e sviluppare nuove metodologie operative più efficaci. In pratica, i servizi digitali possono essere protagonisti indiscussi di una profonda riorganizzazione. Ci troviamo in un momento in cui le normative nazionali ed europee obbligano le aziende a ricorrere alla digitalizzazione di alcuni processi, ma sono le stesse organizzazioni a voler ricorrere a nuove tecnologie, che garantiscano efficienza e la capacità di effettuare miglioramenti continui, per essere maggiormente competitivi", afferma l'AD.

Per mettere a valore l’uso degli strumenti digitali è necessario andare oltre i servizi documentali più tradizionali, offrendo per esempio tool di visualizzazione che agevolino il monitoraggio di flussi elettronici di documenti, in modo che attraverso un’unica applicazione si abbia un punto di vista completo dello svolgimento dei processi.

"Per rispondere alle attuali necessità di gestione documentale è importante adottare una soluzione completa che offra una moltitudine di servizi. Optare per una piattaforma in cloud significa avere accesso a tecnologie all’avanguardia da sfruttare per diverse esigenze, periodi di attività e in relazione alla crescita aziendale. Sfruttare una soluzione integrata che comprende tutte le funzionalità utili alla gestione dei documenti e, allo stesso tempo, gli strumenti di collaborazione e i tool per il controllo e la protezione dei dati, per essere compliant alle regolamentazioni vigenti nazionali e internazionali. è sicuramente un vantaggio da non sottovalutare".

Una piattaforma in cloud gestita da un software vendor specializzato nel proprio settore viene costantemente aggiornata con nuovi servizi disegnati per rispondere ai bisogni che si manifestano nelle aziende. In un mondo in cui la valorizzazione dei dati rappresenta sempre più un fattore competitivo, arricchire l’offerta di servizi di data visualization è fondamentale.

I servizi di gestione documentale sono utilizzati da figure aziendali con profili e competenze IT molto eterogenee. Se la user experience di questi servizi è intuitiva, saranno maggiormente utilizzati e sfruttati per creare nuovi flussi di lavoro.

Un esempio è il single sign on che permette di far muovere in modo semplice e rapido gli utenti nella piattaforma, senza ricorrere continuamente a password o altre modalità di autenticazione. In sostanza, le tecnologie alla base delle soluzioni, per quanto complesse, devono risultano trasparenti all’utente che può così accedervi con facilità.

"I servizi di gestione documentale riguardano tutti i processi e quindi anche gli applicativi che li governano. Integrare le nuove tecnologie a quelle preesistenti è una sfida sempre attuale che va affrontata attraverso la tecnologia e le competenze", conclude il manager.