La pandemia ha dimostrato che si può lavorare in modo produttivo fuori dall'ufficio. Molti lo facevano già prima, durante il lockdown se n’è avuta la conferma su larga scala: la CGIL ha calcolato che 8 milioni di italiani hanno lavorato in smart working durante il confinamento. Grazie alla digitalizzazione e all’impiego di strumenti per la collaborazione, nei mesi più difficili i dipendenti, confinati in casa, sono riusciti a mantenere alta la produttività. Nella maggior parte dei casi si è sfruttato in ogni sua potenzialità uno strumento di lavoro consolidato da tempo nelle aziende: Microsoft Teams, che è parte integrante di Microsoft 365 Business.

Teams si è rivelato un esempio notevole di lungimiranza e di risorsa digitale "pronta all'uso" nella difficile situazione del confinamento. Il segreto di questo strumento è che non si tratta di un'app, ma di una soluzione completa di Unified Communication & Collaboration che racchiude in un'unica piattaforma tutto quello che occorre per il lavoro di gruppo, a distanza. 

Gli strumenti tradizionalmente più apprezzati di Teams sono le chat, le video conferenze, le riunioni facili da programmare grazie al calendario condiviso fra tutti i colleghi, e le chiamate. A fare la differenza fra il suo uso prima e durante il lockdown sono stati i volumi. Secondo un report ufficiale di Microsoft, a marzo si è registrata un'impennata delle videochiamate pari al 1000%, con 2,7 miliardi di minuti di chiamate audio e video ogni giorno.

Perché Teams è determinante?

Fra i tanti punti di forza di Teams c'è il fatto che supporta il lavoro di gruppo rendendo le riunioni a distanza quanto più simili possibile a quelle in presenza. I partecipanti possono condividere lo schermo come farebbero in una riunione in presenza. Possono mettere in sharing i file a cui stanno lavorando, e tutti i partecipanti alla riunione possono collaborare in tempo reale su documenti condivisi in Word, Excel e PowerPoint, grazie alla sincronizzazione automatica istantanea.

Collaborare per mettere a punto un'offerta commerciale, una comunicazione di marketing o definire un piano di business è immediato e semplice, così come visionare in approvazione contenuti video o gestire eventi virtuali a cui invitare fornitori della supply chain, clienti, consulenti e la stampa.

Una novità appena annunciata e che sarà disponibile a breve alzerà ulteriormente l’asticella: Microsoft intende attivare il supporto offline desktop, che permetterà di scrivere messaggi anche quando si è offline. Saranno inviati automaticamente non appena sarà ristabilita la connessione di rete.

Le prossime versioni di per Windows e macOS inoltre consumeranno meno energia (importante per chi usa la piattaforma da mobile) e disporranno di una nuova modalità che sfrutta l’AI per assegnare ai partecipanti delle riunioni uno sfondo condiviso. Così sembrerà che tutti si trovino seduti nella stessa stanza. Non ultimo, il nome del collega che sta chiamando sarà inserito nel feed delle attività, nella cronologia delle chiamate e nella segreteria telefonica.

L'unico requisito per poter partecipare a una riunione con Teams è disporre di un indirizzo di posta elettronica.

La lingua non è più un ostacolo

Rispetto alle riunioni di persona, Teams offre il grande vantaggio di poter dialogare con persone di cui non si conosce la lingua. Fra le peculiarità di Teams c'è infatti la traduzione in linea dei messaggi. Sono 36 le lingue supportate su PC desktop, compresi il cinese semplificato e quello tradizionale. Il funzionamento è molto semplice: quando si riceve un messaggio in una lingua differente dalla propria, basta selezionare la traduzione fra le opzioni. In questo modo verrà visualizzata una traduzione del messaggio nella lingua impostata per Team.

In queste settimane dovrebbe prendere corso l'aggiornamento, preannunciato da Microsoft, che allargherà anche alle piattaforme mobile la funzione di traduzione in tempo reale, in 72 lingue.

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App integrate per automatizzare i flussi di lavoro

Quando abbiamo detto che Teams è uno strumento di Unified Communication & Collaboration non intendevamo che fosse limitato alle sole applicazioni Microsoft. Uno degli aspetti più innovativi e interessanti di Teams è che può integrare app di terze parti. 

Sono circa 700 le app che in questo momento si possono integrare in Teams, e il numero è in continua crescita. C'è un'app per tutto: per registrare la presenza al lavoro, per supportare le forze vendite, per gestire le operazioni della supply chain o per i servizi finanziari. 

Per esempio, per agevolare i flussi del lavoro di gruppo si può integrare in Team l'app MeisterTask, oppure Flow, Trello o Planner: interfacce differenti che possono agevolare un gruppo di lavoro piuttosto che un altro, a seconda delle peculiari dinamiche interne. In tutti i casi si tratta di lavagne virtuali, in cui definire colonne per ciascun progetto o dipendente, ed elencare tutti i task per il suo raggiungimento. L’obiettivo è sapere sempre chi sta facendo che cosa, quali task sono stati chiusi e quali restano pendenti.

Di particolare interesse è anche il Sistema di prenotazione per MS Office 365 e MS Outlook, che permette di prenotare sale riunioni, attrezzature e altre risorse aziendali. In un momento come questo, in cui gli uffici sono aperti a pochi dipendenti, e occorre prenotare gli spazi per evitare assembramenti, questo strumento diventa di impressionante attualità e utilità. Anche in assenza di una pandemia, è importante per la gestione ottimale degli spazi di coworking.

Per gestire la posta elettronica in modo da non perdersi nulla, invece, è interessante Boomerang: serve per pianificare l'invio delle email, aiuta a tenere traccia dei messaggi che non hanno ottenuto risposta. Inoltre quest'app include Respondable, un assistente AI che aiuta nella stesura delle email. Ovviamente Boomerang funziona con Outlook Web e Outlook 2013/2016/Mac, e con tutte le utenze Office 365.

Lavorando a distanza non è facile sapere che cosa ne pensano i colleghi di un determinato progetto: basta integrare Polly per saperlo. Permette di inserire sondaggi all'interno dei canali Teams tramite un'interfaccia semplice da usare, e serve per raccogliere opinioni su argomenti verticali in modo veloce e immediato.



Sul tema dei sondaggi, è molto utile la funzionalità di Meeting Pool integrata in Outlook di Office 365. L’organizzatore di una riunione invia un bouquet di possibili date agli invitati e fissa poi il meeting nella giornata in cui tutti sono disponibili.

HR Management consente di utilizzare Microsoft Teams per tenere video interviste con i candidati, gestire le presenze sia fisiche sia in mobile working, e svolgere tutte le funzioni amministrative relative alle risorse umane. In più si integra con LinkedIn.

Chi si occupa di finanza può integrare Stock Connector per conoscere in tempo reale le quotazioni di Borsa, fondi comuni di investimento, valute e criptovalute. Gli amministratori IT possono integrare Printix Cloud Print Management per gestire la stampa dei dipendenti che lavorano da casa e gestire dinamicamente le code di stampa.

Superata la pandemia Teams sarà ancora indispensabile

Gli uffici hanno parzialmente riaperto, ma sono molti a pensare che la pandemia abbia cambiato per sempre il modo di lavorare. Un’indagine condotta da Demia per conto di Hermes Consulting nel mese di aprile 2020 ha raccolto il parere di 500 manager italiani impiegati in grandi aziende e PMI. L’84% del campione reputa che lo smart working diventerà una realtà stabile nel mondo del lavoro.

È lecito aspettarsi che gli strumenti di Unified Communication & Collaboration come Teams diventeranno vitali per le aziende. Saranno sempre più frequenti le riunioni con parte del personale collegato dalla sala riunioni dell’ufficio e parte da casa con il PC. Per questo le aziende avranno la necessità di approntare diversi ambienti dedicati a questo scopo, magari redistribuendo gli spazi prima dedicati alle scrivanie che non verranno più usate. 

Occorreranno grandi schermi per videochiamate, speaker, webcam di qualità, dispositivi click&show per la condivisione degli schermi, lo scambio e la proiezione di file. Ancora, lavagne digitali, endpoint e tutto quello che può servire per sfruttare al meglio gli strumenti di Teams nel modo più produttivo possibile.

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