È una fattura elettronica anche quella cartacea trasformata in documento informatico per essere spedita e ricevuta dal destinatario via posta elettronica. Al contrario, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppur create tramite un software di contabilità, vengono inviate e ricevute in formato cartaceo. 
Via libera, inoltre, al documento fiscale digitale anche senza un precedente accordo con il destinatario e all’utilizzo dei sistemi tecnologici che si ritengono più idonei a garantire i requisiti di autenticità e integrità della fattura elettronica. 
Sono questi alcuni dei chiarimenti forniti dall'Agenzia delle entrate con la circolare n. 18/E che, alla luce delle modifiche agli articoli 21 e 39 del DPR n. 633/1972 (introdotte dalla Legge di Stabilità 2013), detta nuove indicazioni per il corretto adempimento dell’obbligo di fatturazione in formato elettronico. Il documento di prassi risponde, inoltre, ai quesiti sottoposti all’Amministrazione in tema di fattura differita e semplificata. 

L’invio e la ricezione fanno la differenza - La circolare chiarisce che per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è rilevante il formato (elettronico o cartaceo) utilizzato per la sua creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa o messa a disposizione, ricevuta e accettata dal destinatario. Così, ad esempio, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità, vengono successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo. Al contrario, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppur create in formato cartaceo, vengono successivamente trasformate in documenti informatici e inviate e ricevute tramite posta elettronica. Viene, inoltre, espressamente chiarito che la fattura può essere elettronica per chi la emette e analogica per chi la riceve e viceversa. Laddove l’emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, quest’ultimo può non accettare il processo, e la fattura si considererà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, e analogica in capo al ricevente. 

I tratti distintivi della fattura elettronica - In relazione all’obbligo, previsto dall’articolo 21 del DPR n. 633/1972, di assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura elettronica, la circolare precisa che sono tenuti a garantire il rispetto di questi requisiti sia il fornitore/prestatore sia il cessionario/committente, anche adottando modalità indipendenti l’uno dall’altro. La circolare, richiamando quanto previsto dalle Note esplicative alla Direttiva 2010/45/UE, precisa che l’origine di una fattura si considera autentica quando l’identità del fornitore/prestatore o dell’emittente sono certi e che l’integrità del contenuto è garantita anche quando varia il formato della fattura (conversione in altri formati, come ad esempio da MS word a XML), a patto che i dati non siano alterati. Infine, il documento di prassi ricorda che il requisito di leggibilità deve essere garantito per tutto il periodo di archiviazione della fattura attraverso un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico. 

Come garantire i requisiti di autenticità e integrità - Chi emette la fattura elettronica, come previsto dalla nuova formulazione dell’articolo 21 del DPR n. 633/1972, può utilizzare i sistemi tecnologici che ritiene più idonei a garantire i requisiti di autenticità e integrità. La circolare prende in esame a titolo esemplificativo i sistemi di controllo di gestione, la firma elettronica e i sistemi EDI. In particolare, chiarisce che chi sceglie di utilizzare un sistema di controllo di gestione deve assicurarsi che non venga conservata soltanto la fattura ma che, per tutto il ciclo di vita del documento, sia disponibile anche la documentazione che ne garantisce l’autenticità e l’integrità, consentendo cioè che il valore di un componente sia verificabile almeno con una fonte indipendente.

Invio delle fatture più flessibile - Il nuovo articolo 21 del DPR n. 633/1972 non richiede più il “previo accordo con il destinatario” per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura. È quindi sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato. Inoltre, è possibile trasmettere per via elettronica allo stesso destinatario più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto, inserendo una sola volta le informazioni comuni (come ad esempio le generalità dell’emittente, la partita Iva, la data di emissione, ecc.), a patto che sia possibile accedervi da ogni fattura. La circolare chiarisce, infine, che, anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che siano rispettati i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione. 

Ok alla fattura differita anche per le prestazioni di servizi - Gli operatori economici possono emettere fattura differita anche in caso di prestazioni di servizi, e non più solo in presenza di cessione di beni, a patto che nel documento siano indicate nel dettaglio le operazioni effettuate e che sia disponibile la relativa documentazione commerciale attestante la prestazione eseguita, la data di effettuazione e le parti contraenti. 

La fattura semplificata si fa ancora più snella - Nella fattura semplificata, prevista per importi non superiori a 100 euro, è possibile, senza precludere l’esercizio del diritto alla detrazione, riportare alternativamente o gli elementi “tradizionali” (ditta, denominazione, nome, cognome, ecc.) o, a seconda dei casi, il codice fiscale, la partita Iva, il numero di identificazione Iva per i soggetti passivi stabiliti in altro Stato Ue. Inoltre, in fase di registrazione, è possibile riportare soltanto il numero di partita Iva o il codice fiscale del cessionario/committente, se questo è l’unico dato indicato. In più, in modalità semplificata, la fattura rettificativa può essere emessa a prescindere dall’importo certificato. Da ultimo, la circolare conferma che anche la fattura semplificata può sostituire la fattura-ricevuta fiscale.