Le riunioni digitali stanno dimostrando ogni giorno di più la loro utilità e l'apporto costi/benefici alla produttività aziendale. Secondo le più recenti ricerche di mercato, quando la pandemia lascerà il passo alla normalità non si tornerà a fare business come prima. L'eredità più probabile del COVID sarà il Modern Workplace, ossia una situazione lavorativa caratterizzata dall'alternanza casa/ufficio e da un elevato numero di riunioni digitali. Da una parte consentirà di proseguire il lavoro da casa, che ha dato ottimi frutti nell'ultimo anno, dall'altra ottimizzerà i costi, limitando i viaggi di lavoro allo stretto indispensabile. In questo contesto l'ufficio fisico come lo conoscevamo si deve evolvere. Soprattutto gli spazi che prima erano dedicati alle riunioni in presenza ora devono diventare aree attrezzate per le riunioni a distanza.

Un nuovo spazio di lavoro

Uno spazio di Modern Workplace non ha una connotazione rigida e vincolante. Può essere uno spazio mobile, in cui la dotazione del notebook aziendale, di quello personale o addirittura dello smartphone è tutto quello che occorre. L'applicazione più indicata a questo scopo è Teams, un software multipiattaforma versatile e immediato. Se lo spazio di lavoro è all'interno dell'ambiente domestico, con una scrivania dedicata, si più pensare di ampliarlo con microfono e videocamera esterni di qualità migliore rispetto alle soluzioni integrate. Teams è compatibile con migliaia di accessori certificati.

Una dotazione particolarmente indicata è quella che include le cuffie Logitech Zone Wireless con cancellazione attiva del rumore e ricarica wireless Qi, che garantiscono un'autonomia di 14 ore di chiamata. Per la parte video è consigliata invece la videocamera Logitech Business Brio Ultra HD Pro. È un modello 4K con HDR e supporto per Windows Hello.

Ancora meglio, è possibile liberare il PC da riunioni e chiamate in modo che i dipendenti possano essere più produttivi e più collaborativi allo stesso tempo. Basta usare un Teams Display come il Lenovo ThinkSmart View, un dispositivo esterno con schermo HD da 8 pollici che incorpora un altoparlante ottimizzato, microfoni a campo lontano e videocamera HD. È un prodotto pronto all'uso, con un'interfaccia familiare per la collaborazione e riunioni più ricche e incentrate sui contenuti tramite l'app Microsoft Teams IP Phone.

Le sale conferenze

Il lavoro è un po' più complesso quando s'intende allestire spazi di lavoro collaborativi o sale per conferenze. In questo caso entra in gioco Teams Rooms, la soluzione Microsoft che include audio e video di alta qualità. In questi casi è consigliabile richiedere la consulenza di installatori esperti, che possano garantire le opzioni migliori in funzione della conformazione dello spazio e delle esigenze aziendali.

Maverick AV Solutions è in grado di progettare e allestire differenti configurazioni di sala che coprono dalle sale conferenze di dimensioni Small fino a quelle Extra large, passando per le Focus room e gli Open Collaboration Space.  A seconda delle dimensioni, si possono allestire all'interno delle videocamere collegate direttamente al PC di Microsoft Teams Room, che si possono usare con una whiteboard o una lavagna flip.

Per gli ambienti condivisi è indicato l'impiego di soluzioni quali il Lenovo ThinkSmart Hub, una soluzione all-in-one per sale riunioni con computer, altoparlanti, doppi microfoni e controller touchscreen. Lo schermo in questo caso è da 10,1 pollici con risoluzione di 1920 x 1200 (Full HD) e la condivisione di contenuti avviene tramite HDMI o in modalità wireless tramite Microsoft Teams.


In alternativa è possibile scegliere Logitech TAP, indicato per sale riunioni di piccole e grandi dimensioni. È un kit completo che include un mini PC approvato da Microsoft, una telecamera per conferenze Logitech, un Controller touch Logitech Tap, cavi e supporti. Infine, nelle sale conferenze di qualsiasi dimensione è possibile inserire un Surface Hub 2S da 50 o 85 pollici.

Per le sale di piccole e medie dimensioni è indicato l'impiego di una videobar come la Bose Videobar™  VB1 certificata Microsoft Teams, dotata di videocamera 4K Full HD, connessioni Gigabit Ethernet, Wi-Fi e Bluetooth.

La lavagna digitale

Microsoft Whiteboard è esattamente quello che suggerisce il nome: una lavagna digitale, dove tutti i partecipanti della riunione possono disegnare, tracciare schizzi e scrivere contemporaneamente. Si collega direttamente al PC di Microsoft Teams Room, e uno speciale software di elaborazione delle immagini consente al relatore di disegnare e condividere i contenuti con i partecipanti da remoto.

Inoltre, su qualsiasi whiteboard si può installare Huddly Canvas, una telecamera di cattura lavagna per tele delle dimensioni massime di 2x1,2 m che, grazie a un extender Ethernet di collega al dispositivo della sala riunioni tramite USB e consente la condivisione di contenuti con chi è connesso da remoto. Sfrutta una tecnologia basata su AI che migliora saturazione e contrasto dei colori e nasconde le ombre.  

Lucas e Ruth, una storia dinamica

Per comprendere le potenzialità e la versatilità di Microsoft Teams e dei dispositivi citati basta vestire i panni di Lucas e Ruth. Lavorano nella stessa multinazionale, Lucas con il ruolo di design consultant e Ruth con quello di responsabile IT. Lucas si collega di buon mattino, da casa, a una riunione in Teams con il suo smartphone. Nel frattempo esce di casa, sale in auto, dove la chiamata passa automaticamente e senza interruzioni alla sola modalità voce.

Il suo dispositivo personale è sicuro grazie alla gestione tramite l'MDM aziendale implementato da Ruth. Quando Lucas arriva in ufficio e accede alla meeting room prosegue la riunione con Microsoft Teams Room (MTR) sfruttando la funzione Proximity Join. La licenza MTR consente infatti di utilizzare il servizio di monitoraggio e gestione Microsoft su cloud che mantiene aggiornati i dispositivi MTR e le relative periferiche, permettendo un'esperienza utente eccezionale e sicura. Nel corso della riunione Lucas annota alcune idee sulla whiteboard e le condivide con i partecipanti tramite la fotocamera collegata al dispositivo Teams Room Device. Dato che la sala riunioni è configurata con Coordinated Meetings, a Lucas basterà premere un pulsante per avviare audio, video e whiteboard, consentendo un'esperienza di riunione intelligente completamente integrata.  Videocamera, altoparlanti e microfoni sono infatti configurati in maniera ottimale per evitare l'eco e il rumore di fondo. 

Alla sua postazione, Lucas risponde a una chiamata sul suo Microsoft Teams Display indossando delle cuffie certificate Teams, dotate di driver audio premium e tecnologia avanzata del microfono con cancellazione del rumore. Così facendo può partecipare alla riunione video mentre utilizza anche tutte le funzionalità del suo notebook e consultando tutte le informazioni sul suo progetto.

Nel pomeriggio Lucas si sposta nella sede dell'agenzia di marketing, dove partecipa a una riunione in una sala di piccole dimensioni. Questa stanza è dotata di un Windows Collaboration Display (WCD). Grazie al supporto BYOD, Lucas può utilizzare il suo dispositivo personale con una singola connessione USB-C al display. Così facendo Lucas può utilizzare qualsiasi piattaforma di videoconferenza. WCD permette agli utenti di collegare i propri dispositivi protetti con un singolo cavo USB-C, che trasporta la connessione di rete, l'alimentazione, la condivisione dello schermo. WCD integra videocamera, altoparlanti e microfono ed è certificato Microsoft Azure, di modo che i sensori di cui è dotato si connettano ad Azure IoT Smart Spaces. Un esempio di WDC è il prodotto Avocor fornito da Maverick AV Solutions. La soluzione WCD offre uno schermo touch in 4K e una whiteboard di qualità superiore grazie alla tecnologia touch InGlass di nuova generazione, può lavorare di concerto con una soluzione Microsoft Teams Room (MTR) e installa sensori IoT certificati Azure.

Al ritorno in ufficio, Luca partecipa a una riunione di tutto il personale in un'ampia sala riunioni dotata di un Windows Collaboration Display. La riunione si svolge come un Teams Live Event in modo che anche i team da remoto possano partecipare e contribuire. Ancora più interessante è quanto accade successivamente, quando Lucas accede all'area di R&D che ha una policy di sicurezza particolarmente stringente, che prevede di lasciare i proprio dispostivi personali all'ingresso. Lucas però potrà ugualmente fare uso delle sue app preferite come Office 365, Teams o Cisco Webex, perché la sala in cui si reca è dotata di un display interattivo con l'app Quicklaunch. A fine serata, Lucas può godersi un drink con i colleghi mentre discute di lavoro, nell'open space dell'azienda, che è più informale ed è supportato dal carrello mobile Steelcase Roam per Microsoft Surface Hub 2S con batteria mobile APC Charge, in modo da non aver bisogno della presa di corrente.

Ruth monitora e gestisce tutti i dispositivi citati utilizzando Microsoft Graph, il gateway per dati e intelligence in Microsoft 365, Windows 10 ed Enterprise Mobility and Security, grazie al quale può analizzare i dati di ogni sala in ogni edificio.


Il ruolo di Maverick AV Solutions, la BU di Tech Data

Infine, a supporto del Canale spicca anche il ruolo primario di abilitatore di “collaboration” della BU Maverick AV Solutions (EMAIL: maverick@techdata.it) e le iniziative commerciali, di licensing, formative e di supporto finanziario messe a punto da Tech Data.