Due terzi dei dirigenti del Settore Pubblico è convinto che la propria organizzazione dovrà evolvere rapidamente nei prossimi tre anni per tenere il passo con i mutamenti in atto, ma solo il 27% ritiene che l’adozione di misure per adattare le proprie organizzazioni a tali cambiamenti sia un aspetto prioritario o di estrema urgenza. Inoltre, il 55% ritiene che le nuove tecnologie avranno sulle organizzazioni un impatto minimo o addirittura nullo nei prossimi tre anni (negli altri settori la percentuale dei dirigenti che pensa che l’impatto sarà minimo scende al 29%). 
Questo è quanto emerge dal nuovo studio The Challenge of Speed (La sfida della velocità) condotto dall’Economist Intelligence Unit e sponsorizzato da  Ricoh.
Esistono comunque delle aree in cui stanno avvenendo cambiamenti e in cui nei prossimi anni verranno introdotte innovazioni?
Il report mostra come alcuni cambiamenti sono comunque inevitabili: negli ultimi tre anni la maggioranza dei dirigenti pubblici (71%) ha modificato il proprio lavoro e il proprio modo di operare come conseguenza dell’innovazione tecnologica.Inoltre, la maggioranza dei dirigenti pubblici ha in programma di migliorare ulteriormente l’efficienza della propria organizzazione e ritiene che le aree in cui avverranno importanti cambiamenti nei prossimi anni saranno:

• le risorse umane con l’assunzione di nuovo personale (45%)
• i processi aziendali “core” con l’obiettivo di migliorarli (44%).

“La principali aree di intervento identificate e le esperienze precedenti legate all’introduzione di nuove tecnologie sono di buon auspicio per i Governi europei, ora che nuovi cambiamenti sono alle porte”, sostiene Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe. “Gli obiettivi dell’Unione Europea riguardo alla PA digitale sono chiari: entro il 2015 il 50% dei cittadini e l’80% delle aziende dovranno essere in grado di interagire con gli enti statali tramite sistemi di e-government. 
Nel 2012 il tasso di adozione di tali sistemi era del 44%.  Il dato è positivo e aiuta a spiegare perché i dirigenti pubblici non sono preoccupati e non si aspettano ulteriori cambiamenti significativi guidati dalle tecnologie. Tuttavia, ulteriori trasformazioni sono inevitabili e si verificheranno necessariamente in un breve lasso di tempo. Infatti, quasi certamente anche la pressione verso un cambiamento sempre più rapido è destinata ad aumentare, anche perché cresce l’esigenza dei cittadini di comunicare più facilmente con le Pubbliche Amministrazioni. In un contesto in cui i processi sono sempre più rapidi e digitali è impensabile che i cittadini si trovino a gestire pratiche cartacee lunghe e complesse per rapportarsi con la PA”.  
I dirigenti del Settore Pubblico riconoscono che esistono diverse aree critiche su cui è necessario concentrarsi per migliorare la soddisfazione dei cittadini. Le aree indicate come fondamentali per il futuro sono: 
1) assunzione di nuovo personale
2) aumento della soddisfazione dei cittadini 
3) ottimizzazione dei processi “core”  
4) miglioramento dell’accesso alle informazioni critiche.   

Queste priorità indicano che c’è ancora molto da fare, anche se parecchi Governi stanno già cogliendo i benefici della trasformazione digitale.  
Il report mette in evidenza alcuni esempi:

• In Spagna tre procedure amministrative su quattro vengono ora avviate online.  Questo ha ridotto le procedure burocratiche permettendo alle aziende di risparmiare 19 miliardi di euro solo negli ultimi cinque anni.
• In Estonia 100 sistemi informativi sono connessi tramite una rete pubblica di scambio dei dati. Questa interoperabilità permette di fornire circa 2.500 tipi di servizi elettronici ai cittadini.
• La Danimarca sta lavorando per rendere obbligatorio l’uso di canali digitali con l’obiettivo di digitalizzare almeno l’80% di tutte le comunicazioni scritte tra i cittadini o le aziende e la pubblica amministrazione entro il 2015.

Tuttavia, molti dirigenti intervistati in Europa si dimostrano preoccupati del fatto che la rapidità dei cambiamenti possa comportare un rischio crescente nell’ambito delle comunicazioni tra PA e cittadini “non digitali”. Con la diffusione dei sistemi di e-government e delle comunicazioni on-line è necessario prendere in considerazione le esigenze delle persone che non hanno ancora acquisito una piena dimestichezza con le nuove tecnologie. Il campione d’indagine ritiene che, per una rapida trasformazione delle procedure e delle attività, le funzioni IT (45%) e marketing (45%) siano di uguale importanza.  
Carsten Bruhn aggiunge: “Le comunicazioni cross-media, la sicurezza e l’analisi dei dati, nonché l’implementazione di processi strutturati e di piattaforme tecnologiche integrate sono aspetti fondamentali per ridurre al minimo il rischio, aumentare la soddisfazione dei cittadini e migliorare l’efficienza. Prendete ad esempio la rete ferroviaria statale per la quale abbiamo in concessione il servizio di gestione delle tessere di viaggio. Le richieste da parte dei cittadini sono oltre 80.000 ogni anno. L’automazione della procedura, l’interazione diretta con i viaggiatori, la convalida dei dati e l’emissione di tessere di viaggio personalizzate hanno permesso di ridurre i tempi di attesa del 50%. Da questo esempio dovrebbe risultare chiaro come l’implementazione di processi ottimizzati e sviluppati ad hoc consente di risparmiare e di aumentare al contempo la soddisfazione dei cittadini”. Grazie all’introduzione di procedure digitali efficienti è possibile contenere i costi eliminando le attività ridondanti, aumentare la produttività e ridurre gli sprechi.  
Yih-Jeou Wang, Direttore dell’Agenzia per la Cooperazione Internazionale danese, intervistato nell’ambito dello studio dell’Economist Intelligence Unit, riassume in questo modo la sfida della velocità che gli enti pubblici si trovano ad affrontare: “Dobbiamo ridurre i costi, ma senza compromettere la qualità dei servizi offerti al pubblico. L’ICT, se utilizzato in maniera intelligente, può veramente portare benefici ai cittadini migliorando la loro vita di tutti i giorni”.