Nel mondo aziendale, la gestione delle relazioni con i clienti può beneficiare di tecnologie avanzate come i CRM (Customer Relationship Management), che permettono di ottimizzare ogni aspetto del customer journey. Tuttavia, quando si tratta di gestire i fornitori, molte aziende si trovano ancora a navigare in un mare di e-mail, telefonate e scambi di file non strutturati. Eppure, sempre più spesso i fornitori sono dei veri e propri partner strategici per le aziende, che contribuiscono in modo determinante alla qualità dei prodotti e dei servizi offerti, alla competitività sul mercato e, in ultima analisi, al successo complessivo dell'impresa. A parlare dell'argomento è Carlo Vismara, Head of Sales Supply Chain Solutions di Archiva Group, che sottolinea: "Una gestione efficace dei fornitori non è solo una questione operativa, ma una leva strategica fondamentale per qualsiasi organizzazione".
Le criticità di una gestione tradizionale dei fornitori
La gestione dei fornitori è spesso frammentata tra diversi dipartimenti aziendali: ufficio acquisti, amministrazione, dipartimenti tecnici e qualità. Questa frammentazione può portare a una serie di problemi operativi, tra cui:
- Comunicazione inefficiente: La comunicazione con i fornitori avviene spesso tramite canali tradizionali come e-mail e telefonate, che non garantiscono tracciabilità e possono facilmente portare a incomprensioni o perdite di informazioni cruciali.
- Mancanza di centralizzazione: Le informazioni sui fornitori sono spesso disperse tra vari dipartimenti e non esiste un repository centralizzato che raccolga tutte le interazioni e i dati rilevanti.
- Perdita di conoscenza aziendale: Se il know-how sui fornitori è concentrato nelle mani di singoli dipendenti, il loro eventuale allontanamento dall'azienda può causare la perdita di informazioni preziose.
- Processi di qualifica non strutturati: La qualifica dei fornitori è spesso gestita in modo non standardizzato, rendendo difficile valutare e confrontare le performance e la solidità finanziaria dei diversi fornitori.
Arriva la tecnologia a risolvere i problemi
L'adozione di soluzioni tecnologiche avanzate può trasformare radicalmente la gestione dei fornitori, portando a una maggiore efficienza e trasparenza.
Le aziende possono così beneficiare di diversi vantaggi, tra cui:
- Portali fornitori integrati: Un portale fornitori centralizzato può fungere da punto di contatto unico per tutte le comunicazioni e le interazioni con i fornitori. Questo strumento consente di creare un'anagrafica completa del fornitore, accessibile a tutti i dipartimenti aziendali, garantendo che tutte le informazioni siano aggiornate e facilmente reperibili.
- Digitalizzazione dei processi di onboarding e qualifica: La tecnologia permette di strutturare e standardizzare il processo di onboarding e qualifica dei fornitori. Un portale fornitori può raccogliere tutte le informazioni necessarie, dai dati anagrafici alle certificazioni di conformità, facilitando la valutazione e la selezione dei fornitori più idonei.
- Monitoraggio e reporting automatizzati: Le soluzioni tecnologiche possono inviare promemoria automatici per la scadenza di documenti importanti come certificati e contratti. Inoltre, il portale può generare report dettagliati sulle performance dei fornitori, aiutando l'azienda a prendere decisioni più informate.
- Responsabilizzazione dei fornitori: Un vantaggio significativo delle soluzioni tecnologiche è la responsabilizzazione dei fornitori. Attraverso il portale, i fornitori possono caricare direttamente le certificazioni, aggiornare informazioni cruciali come l'IBAN e visualizzare lo stato delle fatture. Questo non solo garantisce che le informazioni siano sempre aggiornate, ma riduce anche il carico di lavoro per l'azienda, che non deve più preoccuparsi di raccogliere manualmente questi dati.
- Integrazione con ERP e Info Provider: L'integrazione del portale fornitori con i sistemi ERP aziendali e gli Info Provider consente di aggiornare automaticamente i dati e di eseguire analisi approfondite sulla solidità finanziaria e la sostenibilità dei fornitori.
- Comunicazione bidirezionale e chat integrata: La possibilità di comunicare direttamente con i fornitori tramite una chat integrata nel portale riduce la dipendenza dalle e-mail e garantisce che tutte le conversazioni siano tracciabili e centralizzate.
- Accesso da mobile: La disponibilità di una versione mobile del portale fornitori permette ai responsabili di accedere alle informazioni ovunque si trovino, migliorando ulteriormente l'efficienza operativa.
Conslude Vismara: "Investire in soluzioni tecnologiche per la gestione dei fornitori non è solo una questione di modernizzazione, ma una necessità per garantire efficienza, trasparenza e sostenibilità. Le aziende che adottano queste tecnologie possono aspettarsi una riduzione delle inefficienze, una maggiore capacità di gestione dei rischi e una migliore qualità delle relazioni con i fornitori. In un mondo sempre più digitale, la tecnologia non è più un'opzione, ma un imperativo strategico per il successo a lungo termin".