Videoconferenza perfetta? Cinque regole per non sbagliare

Kaspersky ha preparato un prezioso decalogo che consente di evitare brutte figure quando ci si appresta a fare un meeting aziendale in videoconferenza.

L’attuale pandemia Covid-19 ha trasformato la videoconferenza in uno strumento vitale sia per lavoro che per le comunicazioni personali e ora, a un minuto alla videoconferenza aziendale, Skype o Zoom non vogliono connettersi, non funziona più il microfono. Cosa fare? Ovvio, preparatevi in anticipo, facile a dirsi quando di lavora in una modalità di lavoro nuova e inaspettata. Ora però Kaspersky vi spiega come fare proponendo 5 consigli per evitare brutte figure sia quando si tratta di un meeting aziendale, sia durante una lezione online.

Stranamente, la scelta dell’applicazione per le videochiamate è ben lontana dall’essere la parte più importante. La maggior parte dei servizi offre caratteristiche simili e, a meno che non si abbiano esigenze specifiche, è possibile utilizzare semplicemente ciò che è già presente sul sistema (o qualsiasi altra app utilizzi la maggioranza dei partecipanti).
La maggior parte delle aziende ha i propri standard di videoconferenza e tende ad utilizzare una specifica piattaforma, come ad esempio Skype, Google Hangouts, Zoom o Microsoft Teams.
Detto questo, andiamo al punto: cosa dovreste considerare per far sì che le vostre videochiamate vadano a gonfie vele? Di seguito i cinque consigli di Kaspersky.

1. Preparatevi in anticipo per la videoconferenza: Non collegatevi all’ultimo minuto solo per scoprire che il vostro gatto ha morso il cavo della cuffia e la telecamera ha bisogno di un aggiornamento del driver per funzionare. Accedete in anticipo alla vostra app per le videochiamate, verificate che tutto sia in ordine e, in caso di problemi, avrete il tempo di risolverli relativamente senza stress. Se usate un portatile o uno smartphone, non è una cattiva idea assicurarsi che la batteria sia carica prima che la chiamata inizi.

2. Disattivate il microfono come prima cosa: Ricordatevi di disattivare il microfono quando non state parlando. Sentire sospirare o sbuffare in sottofondo rende difficile la concentrazione e potrebbe non essere particolarmente apprezzato dal vostro capo.

3. Assicuratevi di avere una connessione veloce e adeguata: A volte ci dimentichiamo di quanti dispositivi siano presenti in casa, collegati contemporaneamente a internet. Poi, però, ci sorprendiamo quando, proprio nel momento cruciale, il suono si fa confuso e l’immagine si trasforma in una nebbia di pixel. Prima di iniziare un’importante videoconferenza, assicuratevi di aver eliminato dalla vostra rete la “concorrenza” sulla vostra banda larga. Il tablet di vostro figlio che trasmette un cartone animato in streaming in 4K, gli aggiornamenti di Windows e il download dei giochi possono aspettare fino alla fine della chiamata. Una connessione via cavo Ethernet di solito batte il Wi-Fi, soprattutto se vi separano dal router un paio di pareti di cemento e l’etere è intasato dalle reti dei vicini che, come voi, sono collegati a Internet tutto il giorno per i motivi più disparati.

4. Individuate le impostazioni e le caratteristiche che vi servono: Se non avete dimestichezza con l’applicazione che andrete ad utilizzare per la videochiamata e siete proprio voi gli organizzatori, passate un po’ di tempo a studiare le impostazioni dell’applicazione. Su Zoom, ad esempio, le impostazioni predefinite consentono ai partecipanti di condividere il proprio schermo senza il permesso dell’organizzatore. Nei webinar aperti, questo può rappresentare un problema e dare modo a qualcuno di fare anche qualche scherzetto poco simpatico, come ad esempio quello di condividere immagini imbarazzanti. Se non volete che la vostra videoconferenza venga interrotta in questo modo disattivate in anticipo questa funzione, che può dare spazio a espressioni creative non desiderate.

5. Siate presentabili: Un tranquillo ambiente domestico può essere un piacevole cambiamento, ma non esagerate. Durante le videoconferenze di lavoro, assicuratevi di indossare abiti adeguati (anche dal busto in giù, non si sa mai). Non sdraiatevi sul divano durante una riunione seria, non giocate in sottofondo e non strimpellate tranquillamente la vostra chitarra immaginaria mentre i colleghi parlano. Per non correre rischi, comportatevi e vestitevi come se foste a una riunione tradizionale. A tal proposito, la tecnologia moderna può dare una mano: alcuni servizi di videoconferenza consentono di nascondere un ambiente sgradevole sostituendolo con uno sfondo virtuale. Ad esempio, Skype e Teams possono offuscare lo sfondo, mentre Zoom va oltre e può offrirvi come sfondo una splendida cascata o persino l’aurora boreale. Tuttavia, ci sono due cose da tenere in considerazione. Prima di tutto, questa opzione può influire sulla velocità della connessione, soprattutto se il vostro computer non è molto potente e, in secondo luogo, bisogna considerare che la tecnologia ha i propri limiti. Lo sfondo creativo può essere in grado di nascondere il vostro gatto che morde i fili, ma il risultato potrebbe sembrare un po’ strano. Quindi, il nostro consiglio è di provare le diverse impostazioni e le opzioni qualche ora o qualche giorno prima. Evitate i tentativi dell’ultimo minuto. In questo modo avrete tutto sotto controllo e saprete esattamente quale sarà l’effetto che verrà visualizzato, evitando spiacevoli sorprese.

Infine, non dimenticate di installare una soluzione di sicurezza affidabile sui vostri dispositivi, come Kaspersky Internet Security o Kaspersky Total Security che proteggeranno la vostra webcam da occhi indiscreti.