Passepartout, 30 anni di colore nel gestionale, disegnando il prossimo futuro

A Riccione quest’anno l’edizione 2019 di Passwor[l]d - l’appuntamento annuale organizzato dalla software house sanmarinese Passepartout per i partner a cui raccontare evoluzioni strategiche e tecnologiche e novità commerciali - ha un sapore speciale, quello di una celebrazione importante: si festeggiano infatti i 30 anni aziendali di una realtà che ha contribuito a scrivere la storia del software gestionale nel Belpaese.
Un anniversario importante in cui affiorano ricordi, flash di esperienze, a cui partecipano tutti coloro che hanno contribuito a farne una storia di successo: dipendenti e partner in primis.
Lo celebrano sul palco della sessione plenaria i top manager dell’azienda, avvolti dal colore: i colori sono nel logo aziendale e caratterizzano i prodotti, e, proprio per questa occasione speciale, avvolgono tutto il Palazzo dei Congressi di Riccione.

E’ Stefano Franceschini, Fondatore e Presidente di Passepartout, affiancato sul palco da Gabriele Berardi, anima tecnica dell’azienda oggi Responsabile della Ricerca & Sviluppo, ad aprire la kermesse, ricordando le origini aziendali, a partire da Pass8, il primo software scritto a quattro mani (7 voci di menu e l’ottava come ingresso del programma), in Basic con sistema operativo MS Dos, interfaccia bianco e nero su floppy disk. Un gestionale già completo e innovativo per quei tempi: “Da allora non ci siamo più fermati cavalcando sempre l’onda tecnologica puntando dritti all’innovazione, mantenendo saldi elementi come la solidità delle soluzioni sviluppate e la protezione dell’investimento del cliente”.
Stefano Franceschini, Presidente on Gabriele Berardi, Responsabile della Ricerca & Sviluppo di PassepartoutNata nel 1989 con il World Wide Wide con l’idea di creare un software gestionale semplice, affidabile e flessibile in grado di tenere il passo delle esigenze delle Pmi e delle evoluzioni del mercato, oggi la software house vanta uno staff di oltre 160 risorse, un parco di 27 mila clienti per un totale di 80 mila utenti attivi e un ecosistema di partner sul territorio di circa 280 realtà.
Il prodotto bandiera attuale PassBuilder, anch’esso all’avanguardia quando lanciato sul mercato (faceva già il cloud quando ancora le nuvole erano lontane dall’orizzonte) rappresenta oggi la dorsale gestionale proposta dall’azienda che negli anni ha esteso l’offerta rispondendo alle necessità gestionali di commercialisti, vendita al dettaglio, hospitality, benessere e bellezza (con programmi specifici per questi comparti).


Una realtà sana che marcia con entusiasmo
E’ la volta di Barbara Reffi, Amministratore Delegato (che ricorda quando scelse di lasciare la professione precedente per tuffarsi in Passepartout con la volontà di rimettersi in gioco, avere nuovi stimoli e rimettersi alla prova): “Gli ostacoli non sono mancati ma oggi sono soddisfatta delle scelte fatte e onorata di tutto ciò che abbiamo costruito insieme. L’entusiasmo non deve mai mancare e caratterizza il nostro modo di lavorare” – dice, fotografando l’andamento dell’anno 2018. Un esercizio molto performante con ottime prospettive per il 2019: “Solo nei primi mesi dell’anno abbiamo realizzato il fatturato del 2018. Andiamo avanti spediti e i processi di digitalizzazione in atto non possono che agevolare il nostro lavoro. Nella nostra storia aziendale non abbiamo mai avuto un anno di flessione. Siamo sempre cresciuti anno su anno senza grandi balzi ne rivoluzioni”, commenta con Franceschini. 
Barbara Reffi, Amministratore Delegato, PassepartoutReffi racconta di un 2018 in cui tutti i prodotti hanno registrato ottime performance, con un aumento delle vendite diffuso. L’incremento del fatturato è stato dell’8,33% (8,38% la parte aziende +retail e 8,14% quella professionisti), con un’area retail che ha fatto la parte del leone mettendo a segno un +38,78%; buono l’andamento del cloud in crescita del 18,5% e dei servizi con un +54, 04%. Le installazioni sono passate da 25.726 del 2017 a 27.730, con un miglioramento delle opportunità chiuse generate attraverso il marketing e un livello di customer satisfaction molto elevato con solo un 3,29% di clienti non soddisfatti.


Scrivere i prossimi 30 anni
Franceschini non si stanca di ricordare che il prodotto creato tre decenni fa è utilizzato ancora oggi;  il team Passepartout passa metà del proprio tempo a sviluppare nuove funzionalità sulla base delle nuove esigenze e la restante metà del tempo per tenere il prodotto sempre all’avanguardia: “Vogliamo proteggere l’investimento fatto dal cliente; per questo lavoriamo sull’evoluzione del prodotto preservando gli investimenti effettuati: i nostri clienti sono andati in cloud senza avere costi aggiuntivi,” enfatizza.
Stefano Franceschini, Fondatore e Presidente di PassepartoutFranceschini ripercorre le tappe tecnologiche principali dell’offerta prima di lasciare spazio alle novità raccontate dai manager aziendali: dopo Pass8 lo sviluppo ha riguardato Pass2000 e Sprix & Collage (tecnologia peer-to-peer, multipiattaforma); è stata poi la volta di Pass3000 – Mexal in tecnologia application server con separazione tra interfaccia e logica di business per arrivare a Mexal BusinessPass che ha sancito la nascita del cloud. Successivamente Mexal BusinessPass è stato suddiviso in Mexal e Passcom ed è nato PassBuilder, la versione moderna di Sprix & Collage con una nuova interfaccia per offrire ai partner la possibilità di integrazione e strumenti per la personalizzazione e l’estensione del prodotto.
“PassBuilder rappresenta un cambio epocale, un prodotto base arricchito da app specializzate che dà al cliente la possibilità di scelta. Un app store con personalizzazioni realizzate dai partner senza cambiare il programma base”, spiega Franceschini.

Il cuore architetturale del prodotto utilizza la tecnologia application server, separando la logica di business dall’interfaccia specializzata, aggiornamenti centralizzati per avere tutte le release a disposizione in modo puntale e veloce, un ambiente di sviluppo integrato per realizzare verticalizzazioni e aggiornarle svincolandole dal prodotto originario, accesso da tutti i dispositivi. Un prodotto che vuole essere sempre all’avanguardia, rinnovato senza rivoluzioni, con arricchimenti continui: un 'working in progress' che evolve dal punto di visto funzionale e tecnologico nel segno della continuità con uno sguardo sempre attento al futuro. Un futuro  che spesso la software house è stata in grado di anticipare come nel caso della fattura elettronica. 


La fattura elettronica doppia ogni aspettativa
Come racconta il manager Simone Casadei Valentini la fattura elettronica ha rappresentato un elemento di forte crescita per il 2018 dell’azienda: con performance straordinarie di attivazioni di PassCom e Mexal in cloud. “Abbiamo registrato un boom di attivazioni con una crescita esponenziale tra dicembre 2018 e gennaio 2019 e picchi anche di 3.000 attivazioni al giorno per  un numero di 120 mila aziende attive. Lo scorso maggio abbiamo registrato 1.000 clienti in meno di cinque mesi per la proposta in cloud – per cui contiamo di arrivare a 4.000 entro fine anno - e processate 4.5 milioni di fatture: la realtà ha doppiato ogni aspettativa”.

La sinergia che si è sviluppata tra Passepartout e i partner in questa attività è stata molto forte: “Tutti hanno sperimentato la potenza del brand; molti si sono risvegliati commercialmente, anche quelli che avevano attaccato le scarpe al chiodo. Non vogliamo perdere l’abbrivio, per questo continuiamo a porre un forte accento sulla formazione e i servizi che non possono essere più considerati optional, ma elementi chiave del successo. Il cloud altresì è stato ulteriormente sdoganato - chi non ce l’ha va poco lontano - e  Passepartout vanta un’esperienza più che decennale in quest’ambito. Insomma, il paradigma della fatturazione elettronica fornisce nuovo slancio al commercialista e Passepartout ancora una volta c’è”.
In quest’ambito vanno lette le novità relative alla contabilizzazione della fatture elettroniche ricevute ed emesse: con ristrutturazione e potenziamento al limite dell’Intelligenza artificiale e gestione e notifiche multi aziendale mentre la digitalizzazione avanza.
Dal 1 ottobre 2019 sarà necessario l’invio elettronico dell’ordine tramite Nodo Smistamento Ordini che coinvolgerà gli Enti dei Servizio Sanitario Nazionale nonché i suoi fornitori ma anche soggetti privati che ordinano per gli Enti del Servizio Sanitari nazionali.
Una nuova scommessa da vincere come quella dello scontrino elettronico. 

Semaforo verde per lo scontrino elettronico
Oggi infatti Passepartout è impegnata su questo nuovo fronte. Il 1 luglio 2019 è infatti partito l’obbligo di invio telematico dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate, una normativa che in un primo momento interesserà i soggetti con volume d’affari superiore ai 400 mila euro per poi estendersi a tutti gli esercenti dal 1 gennaio 2020. L’allineamento alla disposizione prevede l’adozione di registratori di cassa telematici adeguati.

Come spiega il manager Rudy Ricci: “In Italia le attività che svolgono operazioni B2C con emissione di scontrino o ricevuta fiscale sono circa 1, 7 milione – molti emettono ancora ricevute manualmente su moduli prestampati. La nuova normativa apre opportunità non solo per sostituire il registratore di cassa ma anche per una gestione più evoluta. E in questo senso Passepartout ancora una volta ha la risposta adatta”.
Tutte le soluzioni gestionali Ho.Re.Ca. e Retail aziendali sono infatti interfacciabili con i registratori di cassa certificati per l’invio dei corrispettivi. Ad oggi nell’elenco dei produttori supportati rientrano Epson, AP.ESSE, Ditron, Custom, RCH, così come le nuove versioni dei prodotti Welcome, Menu, Beauty e Retail prevedono funzioni dedicate allo scontrino elettronico. Con la stessa filosofia che caratterizza la soluzione per la fattura elettronica la software house ha quindi lavorato per realizzare funzioni snelle ed efficace al fine di migliorare la user experience del cliente. Da leggersi in questo senso le novità per Mexal e PassCom, i gestionali per le Pmi e i commercialisti: la nuova interfaccia PassBill infatti integra il registratore di cassa con i gestionali permettendo la gestione dei punti cassa semplici. L’app comunica con i registratori di cassa telematici per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate, mentre i corrispettivi emessi sono immediatamente disponibili per la contabilizzazione. 


Retail: un mondo di opportunità per i partner
Nel mirino della software house c’è sempre più il settore Retail che nel 2018 ha fatto la parte del leone in termini di crescita: “In questo mercato è in atto un’evoluzione rapidissima guidata principalmente dal mutamento delle scelte da parte dell’acquirente, passato da acquisiti di impulso  ad acquisti più riflessivi. Le vendite on line non sostituiscono lo store fisico, anzi, nel tempo il negozio ha assunto una maggiore importanza, perché solo nel negozio si creano contatti e relazioni umane tra fornitore e cliente. Oggi quindi il retailer cerca di integrare la componente on line con quella del negozio fisico, per dare un’esperienza completa di acquisto al cliente e il negozio diventa luogo dove si esalta la sfera emozionale, a cui serve la componente on line a completamento per valutare, pesare i dati e influire su scelte del cliente. In questo senso clienti/negozianti hanno bisogno di software evoluti, di casse e pos intelligenti, parte social… , assistenza personalizzata. Un’evoluzione continua che porta con sé grandi opportunità che i partner devono saper cogliere; non solo quelli di questo mercato specifico”, sostiene Reffi.  

Le novità in ambito Retail sono molteplici: dall’applicazione mySelf nella soluzione per la ristorazione per riservare online il proprio tavolo (una funzione analoga è prevista anche per il sito del locale), allo sviluppo di nuove funzionalità e tool per Welcome (il software per le strutture ricettive) e la piattaforma di Revenue Management accessibile in mobilità con interfaccia semplice e intuitiva.

Gestionali: si entra nell’era dell’Intelligenza Artificiale
Prosegue inoltre spedito lo sviluppo di App gestionali per rispondere alle esigenze di Pmi e professionisti: si va dall’estensione di servizi per i commercialisti con l’applicazione Contratti Locazioni Immobiliari (presente in Passcom) alla nuova app Check List Studio per avere indicazioni sullo stato degli adempimenti fiscali dei clienti. Nuove funzionalità e aggiornamenti di Mexal riguardano Customer Care per gestire i workflow tipici dei processi aziendali, l’integrazione tra Agenda e giro Visite, Planning Produzione nonché Inventario Smart e molto altro ancora.
E il futuro è dietro l’angolo: la nuova frontiera di sviluppo porta Passepartout nell’era dell’Intelligenza Artificiale e dell’IoT. La software house sta lavorando in questa direzione a un’evoluzione di Web Shaker. Sul palco di Passwor[l]d si è avuto un primo assaggio con la presentazione dei comandi Mexal richiamabili con Alexa, l’assistente vocale di Amazon.   


Il canale deve tenere il passo: la certificazione diventa un must
In un incontro a margine dell’evento, Stefano Franceschini e Barbara Reffi inquadrano la situazione guardando ai partner di canale, concessionari che portano il verbo aziendale sul territorio italiano. A loro va riconoscenza per il lavoro svolto in questi anni e un continuo sprone a tenere il passo dell’evoluzione continua: “Devono essere allineati alle evoluzioni repentine del mercato, al processo di digitalizzazione sempre più profondo e pervasivo; per questo servono serietà, impegno e aggiornamento continuo. Le sfide future che ci aspettano sono molto interessanti come è stato per la fattura elettronica; il Governo opererà sempre più in questa direzione. Opportunità da cogliere insieme; con loro siamo molto franchi, cerchiamo una relazione win-win con vantaggi reciproci, ma non ci si può rilassare”, dicono.
Per questo la software house ha reso la certificazione obbligatoria per i nuovi contratti di partnership a partire dallo scorso gennaio. Nessuna imposizione per l’ecosistema di partner esistente, ma il suggerimento a certificarsi è forte; solo nel 2018 sono stati erogati oltre 130 corsi di formazione: ”Affidiamo tutto nelle loro mani, per questo è fondamentale che siano allineati con noi. Li sproniamo a stare al passo, aggiornarsi. Noi siamo a San Marino e loro sono il nostro elemento di congiunzione con il mercato”, spiega Barbara Reffi. 
Ai partner certificati sono dedicati incentivi economici (61 i partner che hanno partecipato a un contest specifico, premiati a Riccione), iniziative e la possibilità di comparire nel sito Passepartout per accrescere la propria visibilità .A loro è richiesto di specializzarsi e approfondire tutti gli argomenti: “La fatturazione elettronica ha fatto da acceleratore per molti partner e così sarà con lo scontrino elettronico che va a toccare un mercato vergine. Ogni commercialista diventa bocca da fuoco infinita aprendo grandi opportunità per tutti loro” ,

Cresce il numero di partner
Come spiega il manager Andrea Rosa, sono circa 40 i nuovi partner entrati nella sfera Passepartout tra il 2018 e i primi mesi del 2019: nuovi concessionari sia sul gestionale aziendale/commercialisti sia sulla parte Ho.Re.Ca, superando i 280 partner totali. Un obiettivo raggiunto grazie anche al rafforzamento dell’attività di scouting (attraverso telemarketing e digital marketing) puntando su tre tipologie di partner principali: rivenditore classico proveniente da altre software house che apprezza politica commerciale, versatilità e strumenti di sviluppo per customizzare il prodotto, cloud e servizi di Passepartout; piccoli produttori software che trovano nella soluzione della software house un ottimo terreno dove approdare; partner tecnici che fanno attività sistemistica e infrastrutturale interessati all’allargamento e al completamento con la parte gestionale. 
“Puntiamo ad accrescere il numero di clienti attraverso una maggiore penetrazione di mercato. Abbiamo verificato che dove siamo più presenti siamo più performanti: non si creano sovrapposizioni tra partner e ma un circolo virtuoso in grado di diffondere il valore del brand e alimentare la crescita aziendale”. Per loro remunerazioni interessanti, servizi a prezzi competitivi, potenziamento della gestione delle opportunità, miglioramento degli strumenti di web marketing con redention molto interessante. 

I primi 30 anni di successo e soddisfazioni sono alle spalle; la storia aziendale riparte da qui.